Introducción

El Método de las 5 S es una técnica japonesa para organizar nuestro espacio de trabajo y ser más productivos. Representa otra forma de ver la calidad total. Para los japoneses, la calidad debe comenzar desde el individuo; para los americanos, la calidad se concentra en el Dpto. de Calidad.

El presente trabajo tiene la intención de dar a conocer el Método de las 5S y demostrar su eficacia en la aplicación práctica de la técnica.

Con respecto a lo último, pudimos darnos cuenta que de la teoría a la práctica hay un gran salto y aunque en papel se lea sencillo, en la vida real no lo es. Al implementarse el método, algunos personajes argumentaron el famoso “en mi desorden estoy en orden porque yo me entiendo”, y eso es indicativo de que, por más que el auditor explique de la mejor manera posible, siempre habrá alguien que se opone al cambio.  Sin embargo, al terminar de ordenar sus bancos de trabajo, se maravillaron de lo “lindo” que quedaron, demostrando que a los empleados no les gusta que les hablen “bonito” sino que toda esa “palabrería” se vuelva realidad.

El método de las 5s

1. ¿Qué son las 5s?

El método de las 5 « S », así denominado por la primera letra (en japonés) de cada una de sus cinco etapas, es una técnica de gestión japonesa basada en cinco principios simples:

Seiri: Clasificación. Separar innecesarios.

Seiton: Ordenar. Situar necesarios.

Seisō: Limpieza. Suprimir suciedad.

Seiketsu: Señalizar anomalías

Shitsuke: Disciplina. Seguir mejorando.

La aplicación de las 5S satisface múltiples objetivos. Cada ‘S’ tiene un objetivo particular:

• Eliminar del espacio de trabajo lo que sea inútil
• Organizar el espacio de trabajo de forma eficaz
• Mejorar el nivel de limpieza de los lugares
• Prevenir la aparición de la suciedad y el desorden
• Fomentar los esfuerzos en este sentido
• Por otra parte, el total del sistema permite:
• Mejorar las condiciones de trabajo y la moral del personal (es más agradable trabajar en un sitio limpio y ordenado)
• Reducir los gastos de tiempo y energía
• Reducir los riesgos de accidentes o sanitarios
• Mejorar la calidad de la producción.
• Seguridad en el Trabajo

Existen cuatro factores claves para obtener el éxito de las 5s:

1. Compromiso de la Alta Gerencia
2. Comenzar las 5s con educación y entrenamiento
3. Involucrar a todo el personal
4. Repetir el ciclo cada vez con estándar más alto.

Consecuencias

El resultado se mide tanto en productividad como en satisfacción del personal respecto a los esfuerzos que han realizado para mejorar las condiciones de trabajo.

1. LOS Pasos de las 5s y SUS estrategias

1º paso

Seiri: Clasificación. Separar Innecesarios.

Es la primera fase, consiste en identificar y separar los materiales necesarios de los innecesarios y en desprenderse de éstos últimos.

Propósitos:

• Hacer un trabajo fácil al eliminar obstáculos.
• Eliminar la concepción de cuidar las cosas que son innecesarias.
• Evitar las interrupciones provocadas por elementos innecesarios.
• Prevenir fallas causadas por elementos innecesarios.

Beneficios:

• • Sitios libres de objetos innecesarios o inservibles.
  • Más espacios.
  • Mejor concepción espacial.
  • Mejor control de inventarios.
  • Menos accidentes en las áreas de trabajo.
  • Espacios libres y organizados.

Normas para Seiri:

Usar tarjetas de color permite marcar o denunciar que en el sitio de trabajo existe algo innecesario y que se debe tomar una acción correctiva.

• Tarjetas de Color Rojo: para destacar objetos que no pertenecen al área y deben colocarse lejos del lugar de trabajo o  para marcar todo aquello que debe desecharse.
• Tarjetas de Color Azul: pueden destacar elementos que pertenecen al trabajo realizado, que reducen el espacio en el lugar de trabajo y se debe buscar un sitio mejor para colocarlo.

Tarjetas de Colores Intensos: para facilitar su identificaron, pueden ser de colores fluorescentes, su color ayuda a identificarlos rápidamente aún estando a distancias alejadas.

Control e Informe Final:

Es necesario llenar el formato de Evaluación SEIRI para tener un mejor control de los datos arrojados por la inspección hecha.

2º paso

Seiton: Ordenar. Situar Necesarios.

Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos. Un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar. En esta etapa se pretende organizar el espacio de trabajo con objeto de evitar tanto las pérdidas de tiempo como de energía.

Propósitos:

• Prevenir las pérdidas de tiempo en la búsqueda y transporte de objetos.
• Asegurar que lo que entra primero sale primero.
• Hacer el flujo de producción estable y fácil de trabajar, esto con el fin de evitar retrocesos y además organizar un buen rol de trabajo para eliminar los tiempos de demora.
• Establecer procedimientos e instrucciones que faciliten la ejecución de las operaciones.
• Establecer sistemas de control visual que permitan tanto a nivel del personal de la empresa como a nivel externo, ubicar fácilmente los lugares y los objetos, así como también entender los procesos productivos y los procedimientos existentes.

Beneficios:

• Nos ayuda a encontrar fácilmente objetos o documentos, economizando tiempo y movimiento.
• Facilita el regresar a su lugar los objetos que hemos utilizado.
• Ayuda a identificar cuándo falta algo.
• Da una mejor apariencia.

 

Normas para Seiton:

• Organizar racionalmente el puesto de trabajo (proximidad, objetos pesados fáciles de coger o sobre un soporte, …)
• Definir las reglas de ordenamiento
• Hacer obvia la colocación de los objetos
• Clasificar los objetos por orden de utilización:

1. Se tira todo lo que se usa menos de una vez al año.
2. De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez al mes se aparta (por ejemplo, en la sección de archivos, o en el almacén en la fábrica)
3. De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez por semana se aparta no muy lejos (típicamente en un armario en la oficina, o en una zona de almacenamiento en la fábrica)
4. De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por día se deja en el puesto de trabajo
5. De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por hora está en el puesto de trabajo, al alcance de la mano.

Y lo que se usa al menos una vez por hora se coloca directamente sobre el operario.

3º paso

Seisō: Limpieza. Suprimir Suciedad.

Una vez el espacio de trabajo está despejado (seiri) y ordenado (seiton), es mucho más fácil limpiarlo (seisō). Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado operativo. El incumplimiento de la limpieza puede tener muchas consecuencias, provocando incluso anomalías o el mal funcionamiento de la maquinaria.

Propósitos

• Facilitar la elaboración de productos de calidad.
• Combinar la limpieza con la inspección de manera que se detecten fallas a tiempo.
• Hacer del lugar de trabajo un sitio seguro y confortable.

Beneficios:

• Alargamiento de la vida útil de los equipos e instalaciones.
• Menos probabilidad de contraer enfermedades.
• Menos accidentes.
• Mejor aspecto del lugar de trabajo y de las personas.
• Ayuda a evitar mayores daños a la ecología

Normas para Seisō:

• Limpiar, inspeccionar, detectar las anomalías
• Volver a dejar sistemáticamente en condiciones
• Facilitar la limpieza y la inspección
• Eliminar la anomalía en origen

Control e Informe Final:

Es necesario llenar el formato de Evaluación SEISŌ para tener un mejor control de los datos arrojados por la inspección hecha.

4º paso

Seiketsu: Mantener la Limpieza, Estandarización o Señalizar Anomalías

Consiste en distinguir fácilmente una situación normal de otra anormal, mediante normas sencillas y visibles para todos.

A menudo el sistema de las 5S se aplica sólo puntualmente. Seiketsu recuerda que el orden y la limpieza deben mantenerse cada día. Para lograrlo es importante crear estándares.

Propósitos:

• Prevenir el deterioro de las actividades de: Seiri, Seiton y Seiso.
• Minimizar o eliminar las causas que provocan la suciedad y un ambiente de trabajo no confortable.
• Proteger al trabajador de condiciones peligrosas.
• Estandarizar y visualizar los procedimientos de operación y mantenimiento diario.
• Hacer a los trabajadores felices dándoles la oportunidad de mostrar su talento y creatividad.

Beneficios:

• La basura a su lugar.
• Favorecer una gestión visual.
• Estandarizar los métodos operativos.
• Formar al personal en los estándares mínimos de trabajo.

Normas para Seiketsu:

• Hacer evidentes las consignas: cantidades mínimas, identificación de las zonas
• Favorecer una gestión visual
• Estandarizar los métodos operatorios
• Formar al personal en los estándares

Beneficios de Seiketsu

• Mejora nuestra salud.
• Desarrollamos mejor nuestro trabajo.
• Facilita nuestras relaciones con los demás.
• ¡Nos sentimos y nos vemos mejor!

 

5º paso

Shitsuke: Disciplina o Seguir Mejorando

Consiste en trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas.

Esta etapa contiene la calidad en la aplicación del sistema 5S. Si se aplica sin el rigor necesario, éste pierde toda su eficacia. Es también una etapa de control riguroso de la aplicación del sistema: los motores de esta etapa son una comprobación continua y fiable de la aplicación del sistema 5S (las 4 primeras ‘S’ en este caso) y el apoyo del personal implicado.

Propósitos:

• Hacer a las personas más disciplinadas y con buenos modales, en otras palabras se necesita fomentar nuevas costumbres y valores dentro de la empresa, se debe hacer énfasis en eliminar los paradigmas antiguos y adquirir otros más productivos.
• Cumplir con las reglas de la empresa y de la sociedad.
• Tener un personal más pro-activo.

Beneficios:

• Generar un clima de trabajo actuando con honestidad, respeto y ética en las relaciones interpersonales.
• Manifestar la calidad humana, en el servicio que brinda a los clientes internos y externos.
• Fomentar el compañerismo y la colaboración para trabajar en equipo.
• Mantener una actitud mental positiva.
• Cumplir eficientemente con sus obligaciones en su puesto de trabajo.

Conclusiones

• No importa el lugar ni el tamaño en donde se apliquen las 5s de la calidad, si se aplican en orden y con responsabilidad según su metodología siempre se tendrá un resultado progresivo.
• Es fundamental  tener el apoyo de la gerencia, para que el trabajador le tome importancia a la implementación de las 5s de la calidad.
• La resistencia al cambio siempre va a estar presente; pero es más difícil vencerla si viene de la alta gerencia.
• Los resultados son satisfactorios no solo individualmente sino también colectivos, en cuanto a desempeño.
• La calidad es subjetiva pero con la implementación de las 5s de la calidad, esa calidad puede convertirse en objetiva para toda la empresa.
• Evitar la expresión “en mi desorden estoy en orden porque me entiendo”, ya que es una forma de decir “no quiero cambiar”.

Recomendaciones

A La Gerencia:

• Capacitar de manera más profunda y detallada sobre las 5s de la calidad no sólo al equipo técnico donde se implementaron sino también a toda la empresa y así poder obtener una certificación en calidad.
• Evaluar constantemente (diario, semanal, mensual) que los empleados estén aplicando las 5s.
• Recordar a los empleados a diario que tienen que aplicar, mantener y mejorar la implementación de las ’s de la calidad.
• Incentivar a los empleados para que estén motivados a seguir mejorando.
• Al Equipo Técnico:
• Al terminar cada trabajo guardar las herramientas y materiales en sus lugares correspondientes, para ayudar a mantener el orden.
• Utilizar recipientes para depositar los desechos del trabajo (por lo menos uno por cada estación de trabajo).
• Colaborar con los auditores de calidad al momento de una evaluación tomando en cuenta sus recomendaciones y sugerencias.